Una medida de nuestra estadía en este mundo que antes brotaba como una enamorada del muro por la vida y resulta que ahora es uno de los bienes más preciados hasta el momento: el tiempo. La ausencia o disminución de él no hace más que alterar la psiquis de quien se atribuye mil y una tareas por cumplir, y ni hablar de una organización a gran escala.
Por eso es que la automatización de procesos comerciales vino como anillo al dedo para aquellas personas que sueñan con los días de 25 o 26 horas. Hablemos de caminar holgadamente por la calle hablando en el idioma de la economía del tiempo -por nombrar sólo una de las tantas virtudes de su aplicación-.
Primero lo primero, ¿a qué se refiere automatización de procesos?
La automatización de procesos comerciales -en inglés Business Process Automation o BPA–
hace alusión al empleo de software que permite automatizar transacciones comerciales repetibles y de varios pasos. Esta clase de automatización BPA tiende a ser compleja debido a que suele estar conectada a múltiples sistemas de tecnología de la información empresarial y adaptada a las necesidades de una organización en particular.
La puesta en marcha de estas prácticas automatizadas generalmente forma parte de las estrategias de transformación digital de las organizaciones para optimizar sus flujos de trabajo.
Según datos aportados por la consultora Billentis Market Report for eInvoicing, a nivel mundial, el 70% del procesamiento de facturas sigue manteniendo su formato en papel. Se sabe que los procesos manuales no solo incrementan las posibilidades de error, sino que las empresas tardan al menos 4 veces más en pagar las facturas físicas. Utilizando herramientas de automatización como la automatización de procesos robóticos (RPA), el software puede extraer y validar la información de las facturas en cuestión de segundos.
Mientras que un empleado promedio puede procesar 6.000 facturas en papel al año, con el uso de estas nuevas tecnologías de innovación, las empresas pueden comprobar 90.000 facturas digitales al año utilizando la automatización.
Ante tamaña eficiencia testeada y corroborada por expertos en el área, ¿te parece si conocemos más sobre los tipos de automatización de procesos más importantes? Allá vamos.
Tipos de automatización empresarial
Entre las bondades a destacar dentro del universo de la automatización comercial, podemos añadir que la eliminación de tareas repetitivas, la reducción de tiempo muerto y el aumento en la productividad son las razones que ocupan los primeros puestos. A raíz de sus cuantiosos beneficios como aplicación in company, son cada vez más las compañías que buscan capacitar a sus empleados en el terreno de la automatización.
A continuación las 4 tipologías de procesos comerciales automatizados más relevantes:
- Automatización de marketing: mediante herramientas de automatización, las empresas encuentran fácilmente un marco de trabajo para que los equipos construyan, ejecuten y midan el éxito de sus campañas de marketing, eliminando la complejidad de la calificación y conversión de clientes potenciales. Otro de sus beneficios tiene que ver con la automatización vía correo electrónico, para potenciar dichas campañas desde el marketing de contenidos. Esto ayuda al mismo tiempo, a crear un retorno de la inversión (ROI) medible más alto para cada una de esas campañas.
La automatización de procesos comerciales es ideal en los casos de rastreo y medición de la actividad de un prospecto, para luego identificar cuándo cumple con las condiciones establecidas y así entregar prospectos a ventas tan pronto como cumplan con los criterios predefinidos.
- Automatización de contabilidad: las empresas pueden ahorrar un tiempo considerable en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, facturación, cobros, solicitudes de tarjetas de crédito, respaldo de datos y otros procesos financieros que forman parte de la rutina laboral diaria. Todo esto con la maravillosa herramienta de la automatización procesal, que transforma las transacciones complejas en pasos limpios y sencillos. De esta forma, los equipos pueden enviar facturas, administrar aprobaciones y procesar pagos a través de una única plataforma con aprobaciones rápidas, sumadas a una mejor visibilidad y control sobre las informaciones.
- Automatización de procesos: La automatización de procesos comerciales incorpora la integración de aplicaciones para ayudar a las empresas a mejorar el valor y la eficiencia. Las empresas están utilizando esta tecnología para funciones como: entrada de pedidos, correo electrónico, procesamiento por lotes, transferencias de archivos, como así también generación y distribución de informes.
En relación a este ítem, te puede interesar nuestra experiencia colaborando con la empresa mayorista “Ferretera del Norte” a partir de la aplicación de esta clase de automatización. En ella desarrollamos una aplicación móvil que permite ubicar en un mapa a los clientes y mostrar informaciones comerciales.
La app facilita la ubicación de los clientes, proporcionando información útil como datos generales, fecha de última visita, montos de operaciones por visita/período y proveedor de los productos, detalle de las operaciones con productos, cantidades y montos.
- Automatización de recursos humanos: el reclutamiento de personal es un proceso que implica una suma de etapas, iniciando con un anuncio en línea o un esfuerzo de contratación y finaliza cuando el empleado se incorpora oficialmente. Muchos pasos de este proceso se pueden automatizar sin duda alguna. De hecho, un sistema de gestión de recursos humanos es una herramienta extremadamente importante para filtrar personas y así agilizar los procesos. Con esta automatización, los equipos de recursos humanos procesan solicitudes de empleo, administran los datos de los empleados y administran los beneficios. Además estos sistemas brindan información valiosa sobre la productividad y eficiencia de la fuerza laboral de una empresa.
Tips para saber si es momento de aplicar automatización de procesos comerciales en tu empresa
Si te encuentras con la duda existencial sobre si tu organización precisa o no de un cambio empresarial referido a la automatización, debes saber que si luego de realizar una investigación de campo previa, notas alguno de estos síntomas, debes saber que la respuesta es SÍ:
- ¿Se gestiona un alto volumen de tareas repetitivas de forma regular?
- ¿Se trabaja en grandes grupos para completar pequeñas tareas?
- ¿Falta de plazos debido a largos procesos manuales?
- ¿Resultados negativos a pesar de hacer todo lo posible por cumplir con los planes de acción? (por ejemplo: campañas de ventas que no inician porque el departamento de marketing tarda demasiado en desarrollarse y enviar mails de presentación).
- ¿Necesitas un mejor cumplimiento, auditoría y otros registros en papel?
