Trabajo remoto: cómo gestionarlo

diciembre 23, 2022

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Decir que la nueva era de la tecnología está a la vuelta de la esquina es apenas una ilusión, si nos ponemos a pensar en el hecho de que la tercera revolución industrial -también llamada científico tecnológica- nos abraza fuertemente desde hace ya mucho tiempo. Con ella, la nueva moda del trabajo remoto nos muestra que hacerlo desde casa puede ser igual de productivo que el estilo tradicional.

A veces se necesita mucho más que coraje y valentía para subirse a un tren desconocido, del cual no conocemos más que su trayecto: la Avenida Futuro. Por esta razón y en especial aquellos pasajeros de origen Baby Boomer -los nacidos entre 1946 y 1964-, son los que pueden llegar a correr ciertos riesgos de adaptación a un paradigma del cual no están empapados aún.

No obstante, muchos de ellos tuvieron la particularidad de sucumbir ante el gran dinamismo tech para transformarse en los pioneros de nuevas formas de pensar. La tendencia a liderar equipos y estar comprometidos con el contexto que los rodea son parte de su ADN.

Hacemos mención a los baby boomers por la simple razón de que las grandes corporaciones del momento tienen en sus cargos gerenciales a estas personas. Asimismo, estos mismos entusiastas son actualmente los líderes de pequeñas y medianas startups que buscan hacerse un lugar en medio de un ecosistema innovador que promete y mucho.

Hablando de dinamismo y nuevas tecnologías dentro de las empresas, el trabajo remoto desembarcó como una tendencia fuerte para los jóvenes y no tan jóvenes que se encuentran trabajando por primera vez o que están en búsqueda de un ascenso profesional Un amplio abanico de posibilidades se abre frente a nosotros si hablamos de gestión laboral a distancia.

¡Bienvenidos Baby Boomers al universo híbrido!

Paso a paso

Una de las primeras cuestiones a tener en cuenta al momento de implementar el trabajo remoto es la estructura organizacional de la empresa y la definición de sus objetivos generales y específicos.

Si hablamos de una organización que cuenta con estructuras verticales, es muy probable que trabaje con líneas precisas de control sobre las operaciones y sus departamentos. Entre las posibles deficiencias podemos destacar una mayor lentitud para reaccionar efectivamente a las demandas. Además de que aquí la colaboración entre equipos es menos orgánica y la motivación de los empleados tiende a ser de moderada a baja.

En cambio, los organigramas de clase horizontal son ideales para el trabajo remoto ya que hay menos jerarquización, promoviendo un acercamiento con los colaboradores. Los mismos se desenvuelven en ambientes más flexibles y colaborativos que los habilita a participar activamente en la toma de decisiones. Aquí la reacción al cambio es mucho más rápida y eficaz. 

Esta clasificación es la que nos va a llevar a establecer la serie de metas organizacionales que se pretenda alcanzar. Desde el primer momento es necesario considerar cuáles roles son adaptables al home office y cuáles no, para luego diagramar claramente en un Google Docs, qué tareas van a poder ser desarrolladas a la distancia de manera que cooperen al cumplimiento general y específico de los objetivos.

Una vez definido esto, también se torna indispensable la creación de una rutina de trabajo que estipule cuestiones inherentes al trabajo remoto, como por ejemplo, el establecimiento de manuales de marca adaptados, la determinación de la franja horaria laboral flexible -en qué momento del día y cuántas horas-, la distribución de tareas, las herramientas informáticas que se van a utilizar en el día a día, la disposición obligatoria o no de asistencia a cursos formativos durante la jornada laboral, entre otros.

Es importante saber que muchos disfrutan de trabajar desde sus oficinas hogareñas, o bien desde su bar favorito. Mientras que otros encuentran placentero trabajar en espacios de coworking, siendo estos centros de productividad, comunidad y tecnología que cuentan con una excelente conectividad de red y además brindan la facilidad de realizar networking.

La comunicación y sus recursos

Un segundo pilar infaltable en las buenas prácticas del trabajo remoto tiene que ver con la comunicación. Sí, un término tan grande como elemental que hasta se podría decir que sin él todo lo demás corre el riesgo de ser fallido o entrar en cortocircuito. 

El que distintas personas trabajen espacialmente separadas puede constituir un desafío colosal si no hacemos un uso correcto y extensivo de la comunicación dentro de la organización. La transmisión de informaciones claras, concisas y relevantes acerca de novedades y desafíos a cumplir constituyen el ABC de un excelente manejo de grupos de personas.

Para lograr el efecto “face to face” típico de la presencialidad, la herramienta más cercana -dentro del trabajo remoto- es la videoconferencia, a través de la cual es posible llevar a cabo la coordinación efectiva de los equipos remotos sin necesidad de tener que controlar minuto a minuto qué hace cada persona. Aplicaciones como Google Meet, Zoom, Discord o inclusive las videollamadas que ofrece Whatsapp son el complemento ideal para mantener conectados, informados y motivados a los colaboradores de forma audiovisual. En cambio, si lo que buscás es contar con plataformas de trabajo colaborativo, podemos mencionar a Microsoft Teams, Slack, Flock, Fleep y Glip.

Contar con una base de datos que contenga las fechas de cumpleaños de los colaboradores, los aniversarios, días festivos y demás fechas especiales también son grandes detalles que hacen a una buena estrategia comunicacional vía email, logrando cercanía y personalización. Hacer bromas educadas durante las reuniones virtuales, preguntar a las personas cómo están y enviar mensajes con algún que otro emoji son un plus que aumenta la moral del grupo de forma positiva en el trabajo remoto.

La importancia de las soft skills

De la mano de la comunicación viene la tercera parte más importante al momento de gestionar el trabajo remoto es la puesta en valor de las habilidades blandas como la adaptabilidad, flexibilidad, liderazgo, autogestión, creatividad, inteligencia emocional y el compañerismo.

Si bien se pretende que todos y cada uno de los integrantes del equipo las tengan desarrolladas, es el líder del equipo de trabajo quien debe ser concebido como el ejemplo a seguir del resto, esparciendo estos valores en cada una de las reuniones grupales y personales que se produzcan. Dentro de un entorno de trabajo remoto, donde muchas veces reinan la distancia y el sentimiento de aislamiento, el rol del líder como persona servicial que escucha atentamente y resuelve situaciones del día a día desde lo humano y no meramente técnico, se comporta como un valor agregado para las organizaciones que buscan pasar del trabajo presencial al trabajo remoto.

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