Sabemos que, en general, las reuniones pueden ser muy ineficaces, y en muchos casos, las personas salen de ellas sintiéndose desmotivadas, desalentadas y confundidas.
En la era de la colaboración remota y el trabajo distribuido, las reuniones pueden ser una de las herramientas más valiosas para fomentar la creatividad, identificar problemas y tomar decisiones importantes. Sin embargo, es común encontrarnos atrapados en reuniones ineficientes, donde las ideas se pierden en discusiones interminables y nadie sabe cuál es el siguiente paso.
Aquí es donde entra en juego el framework TRD (Toma rápida de decisiones, adaptado de su versión en inglés “Lightning Decision Jam), esta metodología ha demostrado ser una forma efectiva y rápida de abordar desafíos, generar soluciones y tomar decisiones con resultados tangibles y listos para ser probados en el mercado.
¿Qué es TRD?
Un “framework” o marco de toma de decisiones es una guía o estructura que ayuda a las personas y organizaciones a abordar situaciones complejas y tomar decisiones informadas. Estos marcos suelen estar diseñados para facilitar el proceso de toma de decisiones al proporcionar pasos claros y metodologías probadas para considerar múltiples factores, opciones y riesgos.
En el contexto de una “toma rápida de decisiones”, el marco está diseñado para agilizar el proceso y permitir que las decisiones se tomen de manera oportuna sin sacrificar la calidad o la eficacia.
¿Para qué usamos TRD?
TRD se utiliza como un enfoque efectivo para abordar problemas, generar soluciones y tomar decisiones rápidas y colaborativas en un corto período de tiempo. Este marco ha sido diseñado con el objetivo de reemplazar reuniones ineficientes y promover un proceso ágil y enfocado para identificar y resolver problemas con resultados concretos.
Se utiliza en diversas situaciones y contextos, tanto en equipos internos como en colaboración con clientes o socios externos. Algunas de las principales situaciones en las que se aplica incluyen:
- Resolución de problemas: el TRD permite a los equipos identificar y definir rápidamente los desafíos o problemas que enfrentan. Los participantes escriben los problemas en notas adhesivas, lo que fomenta una lluvia de ideas rápida y sin filtro.
- Generación de soluciones creativas: durante el TRD, los participantes tienen un tiempo limitado para generar una amplia gama de soluciones para abordar los problemas planteados. Se alienta a los miembros del equipo a pensar de manera creativa y fuera de lo común.
- Toma de decisiones basada en datos: mediante el proceso de votación y priorización, el TRD ayuda a los equipos a tomar decisiones informadas y basadas en datos. Las soluciones más votadas y con mayor impacto se seleccionan para su implementación.
- Planificación de acciones concretas: al final del TRD, se definen tareas específicas y se asignan responsabilidades para llevar a cabo las soluciones seleccionadas. Esto garantiza que las ideas se conviertan en acciones tangibles y que el equipo esté listo para implementar las soluciones de inmediato.
- Colaboración y participación: el TRD fomenta la igualdad de participación y la colaboración entre todos los miembros del equipo. Cada voz es escuchada y todos tienen la oportunidad de contribuir a la generación de ideas y la toma de decisiones.
Optimización del tiempo y recursos: al ser una reunión estructurada y enfocada, el TRD optimiza el tiempo y recursos del equipo al abordar los desafíos de manera eficiente y eficaz.
En resumen, el TRD se utiliza para facilitar el proceso de toma de decisiones y la generación de soluciones rápidas, colaborativas y con resultados concretos. Es una metodología valiosa para abordar problemas, tomar decisiones informadas y avanzar rápidamente hacia los objetivos del equipo o la organización.
Cómo ejecutar el taller TRD
Para ejecutar la toma rápida de decisiones de manera efectiva, es importante seguir una estructura clara y asegurarse de que todos los participantes comprendan el proceso.
- Preparación:
Identifica el problema o desafío que deseas abordar durante el TRD.
Reúne a un grupo diverso de personas que estén relacionadas con el problema y puedan aportar diferentes perspectivas.
Define la duración y asegúrate de que haya suficiente tiempo para cada paso del proceso.
- Introducción:
Comienza la sesión con una breve explicación sobre qué es una “Toma Rápida de Decisiones” y su objetivo.
Asegúrate de que todos los participantes comprendan el problema que se abordará y la importancia del proceso para generar soluciones rápidas y efectivas.
- Identificación de problemas:
Da a cada participante notas adhesivas y un breve período de tiempo (por ejemplo, 5-7 minutos) para que escriban los desafíos o problemas relacionados con el tema.
Cada persona debe escribir un desafío por nota adhesiva y puede agregar tantas como sea necesario.
- Presentación de problemas:
Pide a cada participante que presente uno de sus desafíos en turnos breves (por ejemplo, 1 minuto por persona).
No se permiten discusiones durante esta fase, solo presentación de los problemas en el tablero o superficie donde se estén utilizando las notas adhesivas.
- Votación de desafíos:
Otorga a cada participante una cantidad específica de puntos de votación (por ejemplo, 2 o 3 puntos).
Dales un tiempo limitado (por ejemplo, 5-10 minutos) para que voten por los desafíos que consideran más relevantes o importantes de abordar.
- Priorización de desafíos:
Organiza los desafíos según la cantidad de votos recibidos, colocando los más votados en la parte superior.
Identifica los desafíos que se abordarán durante el TRD en función de su importancia y relevancia.
- Reformulación de desafíos:
Toma los desafíos más votados y ayúdalos a reformularse como preguntas claras y estandarizadas. Por ejemplo, si un desafío es “Mejorar la comunicación interna”, podrías reformularlo como “¿Cómo podemos mejorar la comunicación interna de manera efectiva y rápida?”.
- Generación de soluciones:
Dales a los participantes un tiempo específico (por ejemplo, 7-10 minutos) para que trabajen individualmente y generen tantas soluciones como puedan para cada uno de los desafíos reformulados.
- Votación de soluciones:
Otorga a cada participante una cantidad de puntos de votación (por ejemplo, 6 puntos) y pídeles que voten por las soluciones que consideran más viables y efectivas para cada desafío.
- Priorización de soluciones:
Organiza las soluciones según la cantidad de votos recibidos y determina cuáles serán las más prioritarias para implementar.
- Definición de acciones:
Para cada solución priorizada, define tareas concretas y asigna responsabilidades a los miembros del equipo para llevar a cabo la implementación.
- Cierre:
Concluye el TRD destacando las soluciones seleccionadas y las próximas acciones a seguir.
Agradece a los participantes por su colaboración y compromiso con el proceso.
Conclusión
En conclusión, el “Lightning Decision Jam” o “Toma Rápida de Decisiones (TRD)” es un poderoso marco que potencia la creatividad y la toma de decisiones eficiente. En un entorno donde las reuniones pueden ser ineficaces y desmotivadoras, el taller TRD ofrece una metodología ágil para abordar desafíos, generar soluciones innovadoras y tomar decisiones informadas.
Este marco se utiliza para identificar y definir rápidamente problemas, permitiendo una lluvia de ideas sin filtros, lo que fomenta una mayor participación y colaboración de todos los miembros del equipo. La votación y priorización basadas en datos garantizan que las soluciones más viables y con mayor impacto sean seleccionadas para su implementación.
Además, el TRD facilita la planificación de acciones concretas, asignando tareas específicas a los responsables, lo que asegura que las ideas se conviertan en acciones tangibles y se implementen de inmediato.
La colaboración remota y el trabajo distribuido también se benefician de el TRD, ya que su estructura se adapta fácilmente a herramientas de colaboración en línea, permitiendo la participación activa de todos los miembros del equipo sin importar su ubicación geográfica.
En última instancia, el TRD se destaca como una valiosa metodología para maximizar la creatividad y la eficiencia en la toma de decisiones, impulsando el logro de objetivos y el éxito en un entorno empresarial en constante cambio. Al adoptar este framework, los equipos pueden despedirse de las reuniones ineficientes y abrazar un enfoque más efectivo para resolver problemas y alcanzar resultados concretos y exitosos.
