Es sábado por la noche y la orquesta sinfónica -similar al funcionamiento de las organizaciones- está lista para dar su mejor espectáculo. Los músicos se encuentran dispersos a ex professo en un sitio determinado, cada uno con su partitura. Por allí están los instrumentos de cuerda, por allá los de percusión, más alejados los de metal y más adelante los de viento.
Al frente de la orquesta, el director con batuta en mano, es el encargado de conducir al conjunto musical para efectuar la unidad interpretativa de la obra. Al mismo tiempo y de forma casi natural, busca potenciar la habilidad que cada artista tiene para ofrecer al público, logrando un rendimiento insuperable. ¿El resultado? Una puesta en escena exquisita.
Esta imagen que acabamos de relatar viene a ilustrar un poco lo que sucede en el rubro de las organizaciones con relación a la falta de comunicación que existe entre las áreas departamentales. Es una situación cotidiana de oficina que deviene en aumento de incertidumbre, alta probabilidad de riesgos, pérdida de tiempo y recursos, como así también en falta de compromiso y claridad con respecto a los objetivos.
La alineación entre departamentos es fundamental si una empresa quiere vender más. Es cierto que existen departamentos que necesitan estar más unidos que otros, pero eso no implica que no deba haber un ordenamiento conjunto si hablamos de organizaciones. Es por ello que dicha alineación departamental no es otra cosa que trabajar en conjunto mediante una alianza estratégica que permita la consecución de un fin establecido y compartido.
Teniendo en cuenta que situaciones como estas se vienen desarrollando desde los inicios de las primeras organizaciones, es notable la amplia diversidad de técnicas sistemáticas que ayudan a simplificar estos problemas. En este sentido, una de las más empleadas al día de hoy es la metodología Sales and Operations Planning -del inglés “Planificación de Ventas y Operaciones”-.
Sales and Operations Planning en las organizaciones
Es una metodología de planificación estratégica que tiene por objetivo conciliar los pronósticos con los requerimientos financieros y logísticos. Este método surge como respuesta ante la comunicación entre departamentos de empresas. Funciona como un plan que involucra a todas las áreas de las organizaciones e integra sus planes de marketing dentro de los procesos de administración de la cadena de suministros.
La planificación de ventas y operaciones, también conocida como S&OP, tiene la misión de poner orden en el caos del mercado. Permite a las compañías ser proactivas, en lugar de reactivas, ante los cambios en el entorno empresarial. Si bien muchas organizaciones continúan administrando sus actividades de planificación de ventas y operaciones de una manera desorganizada e inconexa, muchas otras están recurriendo a la digitalización y, como resultado, ven una transformación y beneficios altamente significativos.
¿Por qué usar esta metodología?
Acerca de los beneficios de su aplicación en el mundo de las organizaciones, podemos mencionar alguno de ellos como el hecho de que mejora la transparencia a nivel departamental y comunicacional. Esto es posible ya que abre la posibilidad de crear un canal a través de un responsable de la coordinación de procesos que trabaja con los equipos de trabajo.
En los procesos de toma de decisiones también tiene un impacto positivo debido a que los participantes cuentan con mejor información, a través de una economía del tiempo y del esfuerzo. Asimismo, mejora el control de tareas, por la simple razón de que esta metodología emplea un tablero de indicadores que atraviesa las áreas operativas e incluye las mediciones de resultados en el negocio.
Cómo funciona el Sales and Operations Planning
Una planificación de este tipo tiene la particularidad de ser tan sólida como los componentes que la componen. Una de las partes más importantes es el plan de demanda, que contiene pronósticos de ventas proyectadas. Para que el mismo contenga los datos e informaciones necesarios, se deben abordar una serie de preguntas clave como:
- ¿Qué unidades reflejará el plan de demanda? El plan de demanda normalmente se ejecuta en unidades. Pero específicamente ¿cuáles? Cajas, peso, longitud?
- ¿Cuál es el proceso de su organización para declararlo en un pronóstico de ingresos? ¿Quién utilizará esa previsión de ingresos?
- ¿Qué utilizará para medir y pronosticar la demanda de envíos o pedidos?
Si bien el proceso de planificación de ventas y operaciones, dentro de las organizaciones, puede diferir bastante entre los diversos rubros del mercado, te acercamos a continuación, una guía general y práctica sobre los pasos que no pueden faltar en su implementación:
- Recopilación/gestión de datos: en primer lugar se debe recopilar la información sobre ventas anteriores, analizar tendencias y luego armar sus pronósticos correspondientes.
- Planificación de la demanda: validar los pronósticos, comprender las fuentes de la demanda, y revisar las políticas de servicio al cliente. Capacitar en planes de promoción, eventos únicos y lanzamientos de nuevos productos y clientes.
- Planificación de suministro: evaluar la capacidad de satisfacer la demanda revisando la capacidad disponible, el inventario y la programación de las operaciones requeridas. Establecer objetivos de inventario y planificar el suministro por nivel de carga y/o búsqueda de demanda.
- Reconciliación del plan (Pre S&OP): unificar los planes de oferta y demanda con el área financiera.
- Finalizar y publicar el S&OP: finalizar el plan y publicarlo para su debida implementación.
