Se podría decir que para una cantidad interesante de personas esta clase de reuniones son similares a las relaciones amorosas fallidas: te dejan un sabor amargo a primera de cambio, pasado un tiempo inicia la fase de “escape perfecto” para activar tácticas resbaladizas y al final del ciclo, como si fuera poco, hay que aprender a convivir con ellas porque lo que no te mata, te fortalece.
Un cóctel de sensaciones similares a las descritas son las que dan forma a la jornada de trabajo de aquellos mortales que pertenecen -especialmente- a organizaciones tradicionales con más altura que la cima del monte Everest. Vale aclarar que esto no excluye a los integrantes de algunas empresas tecnológicas que todavía no se subieron al tren de la facilidad organizativa.
Porque nadie es perfecto y todos cometemos errores alguna vez, traemos un ranking de los errores que se producen con más frecuencia durante las reuniones de entorno laboral, para que sepas cómo abordarlos y mejorar tu experiencia como guía. A continuación:
Error 1: objetivo indefinido y poco claro en las reuniones
Si el objetivo principal de la reunión no es claro, pueden suceder dos cosas: los participantes no pueden comprender por qué tienen que estar presentes o puedes convocar a las personas equivocadas.
SOLUCIÓN: explicar el objetivo al comienzo de las reuniones y escribirlo en una pizarra blanca para mantenerlo visible durante la reunión. Preguntarse de qué manera se espera que cada persona contribuya a la discusión. ¿Esperas que te proporcionen ideas o comentarios?
Error 2: convocar a las personas equivocadas
No es necesario ni recomendable que todos los miembros asistan a cada reunión. Si los objetivos y los temas de la agenda no les corresponden, las personas se empiezan a distraer fácilmente -chequean su casilla de mails o la hora en el celular-, dejando de contribuir a la discusión. Otro error es no incluir a las personas con mayor interés en el tema, que tienen información clave para la discusión o bien, deben tomar parte en su implementación.
SOLUCIÓN: explica la razón y los objetivos -lo que se espera de los asistentes en esa oportunidad- de la reunión tanto en la convocatoria como al inicio de la misma.
Si la agenda incluye temas que corresponden sólo a una parte del equipo, inclúyelos luego de haber visto los tópicos que involucran a todos.
Error 3: empezar y terminar tarde
En cuantiosas organizaciones, la impuntualidad tanto al inicio como al cierre de las reuniones de trabajo es un error tan común que terminó por convertirse en una norma. Esto se traduce en que muchas personas llegan a la hora pautada pero deben tomarse la molestia de esperar a quienes llegan tarde. De esta forma el tiempo se desperdicia, la energía se dispersa y el costo de oportunidad de reunir al grupo crece minuto a minuto.
Es total responsabilidad del líder establecer y aclarar la hora de inicio-fin de cada una de las reuniones.
SOLUCIÓN: si en tu organización la falta de puntualidad se ha convertido en un acto frecuente durante las reuniones laborales, es necesario enviar mensajes aclarando que las reglas han cambiado tantas veces como sea necesario hasta que ocurra un cambio de actitud.
En el caso del facilitador, éste debe procurar contar con todos los recursos necesarios antes de iniciar sus reuniones para evitar contratiempos.
Error 4: no contar con una agenda temática
Si buscas que el equipo llegue de manera puntual y esté listo para contribuir al objetivo dispuesto con antelación, es de suma importancia preparar una agenda y hacerla circular -a través de algún canal de comunicación interno- con un mínimo de 24 horas previas a la convocatoria.
En este sentido, la falta de antecedentes sobre el tema a abordar y que además, nadie se encuentre preparado para presentarlo es una situación frecuente que también se debe eliminar.
SOLUCIÓN: se debe programar el tiempo para planificar la agenda, de preferencia varios días antes de la reunión. En el caso de que sea necesario, recurrir a otros compañeros para consultar y debatir sobre la lista de temas y su orden de prioridad.
Error 5: muchas palabras y cero acción
Las reuniones laborales no sirven únicamente para hablar sin cesar por minutos incontables, sin llegar a una conclusión. Para evitar la fuga de tiempo ocasionada por discursos sin fin, es menester definir de antemano el objetivo principal del encuentro, respondiendo a las siguientes preguntas: ¿qué se espera del grupo en esta sesión?, ¿generar ideas?, ¿evaluar opciones? o ¿tomar una decisión?
Sin claridad sobre la meta, no se sabe cuándo se puede cerrar la exposición y avanzar a otro tema por ejemplo.
Antes de cambiar el tópico o bien dar por concluida la reunión, se debe lograr un buen resumen sobre lo que se ha logrado hasta el momento, definiendo los próximos pasos, quiénes serán los responsables de cada tarea, y por último, los plazos a cumplir.
SOLUCIÓN: durante las reuniones procurar que todos los asistentes cuenten con un registro sobre los temas a tratar y los compromisos asumidos para el seguimiento de los tópicos. Enviar dichos registros por mail a cada persona, para luego facilitar un posterior análisis de avance en el futuro encuentro.
Otra opción que se puede adoptar es establecer una norma en la cual nadie hable dos veces sobre un determinado tema, hasta que todos los que quieran participar, tengan la oportunidad de hacerlo. Otra norma que se puede dictaminar es buscar una solución al problema cada vez que los colaboradores se reúnen.
