Dile adiós a las meetings aburridas

Es cierto que la palabra “reunión” puede tener cierta connotación negativa, especialmente si hablamos de trabajar en un entorno donde la clase de organigramas verticales abundan. Sin embargo, existe una enhorabuena y es que desde hace mucho tiempo anterior a la pandemia, un grupo de facilitadores se dispusieron a pensar y repensar maneras de agilizar las meetings, de forma que los equipos de trabajo encuentren en ellas un espacio de diálogo ameno, productivo y por qué no, divertido.

8.30 - “Wow qué interesante este tema, es muy útil”

8.35 - “Debo ser fuerte y mantener la calma”

8.40 - Empezás a prestar atención a una ranura de 3 mm de la pared nunca antes vista

8.45 - “¿Tendré mensajes sin leer?” (pensás impaciente)

8.50 - Descubrís que tu compañero de al lado está chequeando su casilla de mails

8.55 - Listo, te desconectaste…

Levante la mano al que nunca le pasó algo parecido a esto...

De esta manera damos la bienvenida a los superhéroes que hacen posible lo imposible, con ustedes señoras y señores, los facilitadores.

¿Pero quiénes son? Los facilitadores son agentes de cambio que estudian los elementos que contribuyen al aburrimiento, frustración y poca productividad dentro de las meetings laborales. Además de esto son los responsables de convocar encuentros laborales, buscando los mejores modos para transformarlos en algo sumamente estimulante y fructífero. 

Dicho en otras palabras, las personas que asumen este rol ayudan a los grupos a ser más efectivos, enriquecer su capacidad para colaborar, resolver conflictos y tomar buenas decisiones.

Los facilitadores efectivos cumplen - al menos - 3 roles cuando se encuentran trabajando con su grupo:

• Arquitecto: durante la etapa de planificación de las meetings, se encargan de reunir información sobre el grupo y su contexto consultando con el cliente para aclarar el propósito y los resultados esperados. Luego, su tarea consiste en proponer un diseño que considere pertinente a los requerimientos del grupo, como por ejemplo, confeccionar una agenda de estructura sólida pero flexible basada en resultados. La misma debe contar con la capacidad de adaptación a situaciones que escapen a lo estrictamente probable.

• Piloto: en esta segunda etapa, el facilitador tiene como misión verificar los requisitos de la sala de reunión, asegurándose de que todo se encuentre en perfectas condiciones y que cuente, al mismo tiempo, con el material de trabajo necesario como ser papeles impresos, una pizarra blanca y felpones de colores. 

Asimismo, esta persona es la encargada de constatar que los colaboradores designados estén debidamente preparados para cumplir con sus respectivos roles de apoyo. Esto es definir quién va a controlar los tiempos o quién se va a ocupar de las cuestiones técnicas que puedan surgir, por ejemplo. 

Mientras las meetings se encuentran en sus primeros minutos, el papel de facilitador cumple la labor de responder cualquier clase de preguntas que exista respecto del proyecto a trabajar. En consonancia con esto, otra situación en la que esta persona debe enfocarse es hacer correcciones de comportamiento cuando sean requeridas, o también monitorear el estado anímico del equipo.

• Guía: en la segunda etapa el facilitador busca no sólo chequear que cada elemento se encuentre en su lugar, sino también actuar como pacificador de desánimos e incomprensiones durante las meetings. Es muy común que los equipos de trabajo se sientan vulnerables al cambio y que tengan temores al momento de emprender desafíos que impliquen aterrizar en territorios desconocidos. Por eso es que la figura de este guía es de vital importancia para poder transmitir confianza, especialmente cuando la toma de decisiones es inevitable.

Radiografía de las mejores meetings

Es frecuente que las meetings sean una pérdida de tiempo y energía para quienes fueron convocados a ser partícipes de un proyecto. Para revertir este patrón de comportamiento en cualquier organización, los líderes necesitan tener la mentalidad y competencias de un facilitador de procesos. Un líder que reconoce que se necesita de la contribución de todos para ser efectivos, es un profesional que va a saber planear reuniones, donde la inteligencia colectiva sea el catalizador de soluciones ante los nuevos retos.

La facilitación requiere un conjunto de habilidades técnicas y blandas que sin problema alguno se pueden entrenar durante las meetings:

• Definir el propósito de la reunión  

• Diseñar una agenda orientada a resultados  

• Alcanzar acuerdos sobre la forma en que el grupo va a trabajar en conjunto  

• Alentar la participación de todos los miembros del equipo  

• Estar genuinamente abiertos a las ideas de los demás  

• Identificar y transformar positivamente el conflicto  

• Lidiar con los “participantes difíciles”  

• Aclarar los pasos siguientes, asignar temas para acción  

• Llevar a cabo el proceso de toma de decisiones  

• Realizar la evaluación del proceso del grupo