Diseño de procesos: una manera inteligente de gestionar las organizaciones

agosto 8, 2022

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Desde que el mundo es mundo, los seres humanos vivimos de procesos. La vida nos mantiene como protagonistas de un ciclo en el cual tomamos decisiones constantemente, y ¿para qué? Para generar un cambio que nos alivie y nos sea de utilidad en nuestros propósitos.

En este sentido, las revoluciones tecnológicas que se han desarrollado con tanta generosidad en las últimas décadas, no sólo impactaron en los patrones de consumo de los seres humanos, sino también en los modos de planificación y gestión dentro de las organizaciones.

Ahora bien, si hablamos de convertir los recursos en resultados, alcanzando altos niveles de calidad en bienes y servicios prestados, irremediablemente debemos aludir a una metodología de negocios conocida como: diseño de procesos.

De qué se trata el diseño de procesos

El diseño de procesos establece funciones y determina el proceso que se utiliza para producir un producto o servicio. Gran parte de la toma de decisiones en el proceso son realizadas a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, esto ocurre especialmente cuando existe una gran inversión de capital. Por este motivo es fundamental que el mismo sea diseñado en alineamiento con las estrategias generales de la organización, siendo satisfactorio funcionalmente a los requerimientos exigidos.

Este tipo de gestión del trabajo debe contar con una estructura sólida que garantice su efectividad y eficacia, puesto que permite repetir exitosamente las tareas establecidas. De lo contrario, los trabajadores recurrirán a acciones rutinarias basadas en su propia experiencia, conduciendo a la inconsistencia e ineficiencia.

¿Optimización? Sí.

Esta clase de organización procesal abarca un gran abanico de modos de ejecución. Desde la tarea íntegramente manual hasta la automatización como simplificación de funciones. En este sentido, la naturaleza del diseño de procesos consiste en la transformación. De esta manera, el diseño de procesos debe tomar en cuenta métodos y consideraciones económicas.

Su estructura

El proceso se encuentra emplazado en dos grandes componentes:

  • Decisión en el diseño de proceso: las decisiones son aquellas estrategias dispuestas por la creatividad y conveniencia estratégica en beneficio de la empresa o institución.
  • Estructura del proceso: comprende el conjunto de especificaciones y requerimientos de lo que se debe cumplir durante el ciclo. Allí radica la importancia de un buen diseño.

Esta novedosa forma de desarrollar flujos de trabajo, puede ser considerada como un insumo para el desarrollo. El mismo debe establecer minuciosamente las funciones que se necesitan y sus consecuencias, las mismas se encuentran determinadas por las políticas de la empresa. Es justamente aquí donde entra en juego también la propuesta de alternativas funcionales según el análisis de costos que se haya llevado a cabo desde el inicio.

Tipología de procesos de diseño

  • Proceso intermitente o por proyectos (se caracterizan por ser personalizados, flexibles y altamente innovadores. Cada requerimiento se trabaja de manera independiente)
  • Proceso repetitivo (el equipo de trabajo y la disposición de los recursos son funcionales. Nace a medida que se van desarrollando las ventas)
  • Proceso continuo (se tiene el alta estima un producto o servicios específicos, por lo que se realizan modelos estándares. La variedad e innovación de productos es baja)

¿Cuál es el momento ideal para introducirlo en mi empresa?

  • Introducción de un nuevo producto o servicio al mercado
  • Rediseño de un producto o servicio
  • Deseo de cambio en las prioridades competitivas dentro de la empresa
  • Aumento en la demanda de las prestaciones
  • Existencia de rendimiento empresarial inadecuado

Por eso es que las nuevas organizaciones participan en el diseño de negocio cuando comienzan a pensar en las formas y metodologías que van a adoptar al momento de implementar algo totalmente nuevo, o al menos, pensar en su rediseño. Asimismo, los planes deben ser escalables y susceptibles de ser replicados, tal como mencionamos anteriormente.

Prueba y error

Es importante constatar y verificar detalladamente el nuevo proceso antes de ser puesto en marcha dentro de la empresa. Una manera sencilla y rápida de hacerlo es ejecutar las acciones más pequeñas del ciclo y expandirse. Asimismo, otra estrategia que se puede tomar en cuenta es hacer uso del sabotaje procesal específico, de modo que se produzca la aparición de alguna clase de hecho defectuoso. Allí se deberá realizar el la identificación, análisis y posterior resolución del problema, de manera que quede eliminado y evite futuras situaciones que ralenticen el proceso creado.

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