¿Por qué el encuadre de problemas antes de un Design Sprint?

Estás a punto de ejecutar un design sprint. De alguna manera has convencido a tu jefe, él lo vendió a un cliente o simplemente quiere probarlo en un proyecto interno con su equipo. Cualquiera que sea el escenario, es muy probable que haya grandes expectativas en torno a este design sprint, y te gustaría estar a la altura de ellas.

¿Dónde empezar?

Si observa de cerca la portada del libro Sprint, verá que el Sprint trata de resolver grandes problemas, problemas de palabras clave.

¿Cómo sabe que su problema es lo suficientemente grande? ¿Cómo puede tener la confianza de que es un problema adecuado para valer la pena los cinco días que le pide a su jefe, cliente o equipo?

El encuadre de problemas (problem framing) es un buen comienzo.

¿Por qué es importante?

Para alinear a las partes interesadas. No importa cuán sencillo parezca ser un problema, las diferentes partes interesadas siempre tendrán diferentes puntos de vista y opiniones sobre cual es el problema, que tan importante es en realidad y el impacto que tiene. Esto también es útil cuando el motivo del sprint no está claramente articulado, es decir, lo necesitamos para desarrollar algo innovador. A través de una sesión de encuadre, puede ponerlos todos en la misma página y establecer un lenguaje y un propósito común.

Para descubrir oportunidades

A través del encuadre, lo que hace es llegar al planteamiento de un problema. Al desafiar la declaración inicial y mirarla desde diferentes perspectivas, puede terminar con un problema más grande y más valioso para resolver. Y si no lo hace (lo que rara vez sucede), al menos tiene la confianza de que tiene el problema correcto en sus manos.

Para asegurarse de que haya un impulso más allá del Design Sprint

Todo el mundo sabe lo intenso y energizante que es un design sprint y cuánto puedes lograr en menos de una semana. Por lo tanto, debe asegurarse de mantener el impulso después de que finalicen los design sprints. Para hacer eso durante el encuadre, asegúrese de poder vincular este problema con un objetivo real de su organización e igualmente importante para la necesidad de un cliente. Si no puede hacer eso, tal vez no esté realmente enfrentando un problema que valga la pena resolver.

Para preparar el sprint

Me gustaría decir que un problema bien enmarcado está medio resuelto, pero eso podría ser una exageración. En cualquier caso, un problema bien definido conducirá a mejores soluciones como:

• Sabrá qué datos de clientes traer al sprint y si necesita más investigación de clientes, a menos que, por supuesto, prefiera entrar en un sprint sin información de los clientes.
• Sabrá a quién incorporar en el equipo de sprint. Si su problema es llevar a un hombre a la luna, probablemente necesitará un científico espacial en su equipo y no querrá llegar el lunes con una sala llena de biólogos.
• Sabrá quien es su cliente y podrá comenzar a contratar a sus usuarios de prueba. Muchas veces diseñamos para usuarios que no son tan fáciles de encontrar o que no están disponibles cuando queremos que prueben. Puede llevar días o semanas encontrar y programar, por lo que es una buena idea comenzar antes del sprint y tener la confianza de que los usuarios de prueba adecuados aparecerán el viernes.

Para emocionar al equipo

A las personas no les gusta la incertidumbre y les encanta tener un propósito. Si saben a que se enfrentan, el lunes por la mañana tendrá un grupo de personas emocionado y ansioso por saltar para resolver el problema en lugar de tal vez miradas ansiosas.

¿Cuándo realizar un taller de encuadre de problemas?

Recomiendo realizar un taller de Encuadre de problemas 2-3 semanas antes del sprint de diseño como parte de la fase de trabajo preliminar.

¿Cómo hacerlo?

No existe una receta genérica. Depende en gran medida de la organización, sus objetivos, el tipo de problema, el equipo con el que trabajas, etc. Por lo general, construimos estos talleres de enmarcado a medida, y pueden tomar de medio día a 2 días. Independientemente de la duración, asegúrese de que sus principales partes interesadas y el patrocinador del proyecto se unan a este taller, para asegurarse de que lo que decida se lleve a cabo en el design sprint.

Así es como se vería un taller de encuadre de problemas de medio día

Empiece con el planteamiento inicial del problema y haga que el equipo responda cuatro preguntas:

¿Por qué es importante el problema?

¿Para quién es esto un problema?

¿Qué factores culturales / sociales / económicos / ambientales influyen en el problema?

¿Por qué vale la pena el esfuerzo de resolverlo?

La segunda parte del taller debe centrarse en replantear el problema, a través de una serie de ejercicios:

Impacto: Haga que el equipo dé un paso atrás y diga cual es el impacto si se resuelve ese problema. ¿Es ese realmente el impacto máximo o puedes apostar por más? ¿Hay otras formas de hacer que eso suceda?

Ideación: Haga que el equipo inicie una lluvia de ideas de soluciones tempranas utilizando declaraciones de “qué pasaría si...” y “cómo podríamos nosotros...''. Eso les permitirá desafiar los supuestos de la industria, eliminar barreras y explorar diferentes facetas del problema.

Restricciones: ¿Cuáles son algunas de las limitaciones (geográficas, temporales, tecnológicas, etc.)?

Haga que el equipo responda cada una de las preguntas anteriores en silencio, luego vote las respuestas más importantes. Al final del taller, debería ser relativamente fácil replantear / reformular el problema y asegurarse de tener un buen desafío para su sprint.

Sin embargo, el formato anterior no habría funcionado para una gran corporación que nos pidió que le ayudáramos a ejecutar tres sprints de diseño para crear algunos productos nuevos e innovadores a partir de las ideas de sus empleados en todo el mundo. En este caso, el encuadre se centró en recopilar cientos de ideas, evaluarlas, clasificarlas y finalmente elegir las que tenían más potencial para un sprint.

A continuación, se incluye otro ejemplo de un breve taller de elaboración de problemas para analizar el alcance de un proyecto o tomar mejores decisiones comerciales. En solo 2 horas, los tomadores de decisiones obtienen nuevas perspectivas, se identifican con sus clientes y se enfocan en la próxima oportunidad comercial.

Al final, se debe considerar el encuadre y la resolución de problemas como dos actividades muy distintas e igualmente necesarias. El Design Sprint es una excelente herramienta para la resolución de problemas, así que no lo devalúe por no usarlo para resolver el problema correcto.