Ser y hacer Agile en el terreno del Project Management

octubre 14, 2022

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To be or not to be agile, that's the question. 

What is more worthy the action of the spirit,

suffer the misinformation of unjust fortune,

or oppose the arms to this torrent of calamities,

and end them with proactivity and innovation?

Ser o no ser Agile. Esa es la cuestión, ¿no? En esta divertida adaptación del soliloquio más famoso del mundo -la obra teatral de Hamlet-, es donde buscamos reflejar el costado más sensible y poético de la agilidad. En sí, la agilidad deriva de la simplicidad como filosofía de vida. Tener sed de crear, ser permeable al cambio repentino, estar en constante búsqueda de encontrar el valor en las pequeñas cosas y potenciar a las personas dentro de su diversidad, son oraciones que de alguna manera le dan forma definida a lo que constituye la competencia de la agilidad o ser Agile.

Si nos atrevemos a responder la pregunta solitaria de Hamlet, pero en nuestra versión adaptada, sólo existe una opción para seleccionar: ser Agile. En el mundo actual, donde la moneda corriente es el dinamismo, las empresas que aún mantienen los sistemas de gestión tradicionales, deberían siquiera cuestionarse un poco más sobre qué es lo que quieren para sus compañías y hacia dónde apuntan: ¿realmente están donde siempre quisieron estar?  Por eso es que todos los caminos conducen a la agilidad.

Mucho Agile por aquí, mucho Agile por allá. ¿De qué se trata todo esto y por qué es tan útil para las empresas? Para adentrarnos en esta dimensión maravillosa de la innovación, conviene empezar por conocer un poco sobre su una de sus tantas áreas de aplicación, el Project Management (PM).

Project Management + Agile

Sean proyectos artísticos, de construcción, de tecnología o de ventas -sólo por dar algunos ejemplos- , son todos igual de importantes y merecedores de ser llevados a cabo. A nivel empresarial, por ejemplo, estos planes son importantes porque generan valor de negocio, es decir, un beneficio palpable desde lo tangible y lo intangible también.  Con esto nos referimos al prestigio de marca y todo el conjunto de valores que inspira tanto para sus clientes como para sus propios colaboradores. 

Cada vez más se necesitan obtener resultados en periodos de tiempo cada vez más cortos. Además los proyectos se desarrollan en entornos extremadamente complejos que afectan sin duda los modos de gestión. Estamos hablando desde el punto de vista técnico, económico, social, ambiental y político. 

En este escenario es donde aparece la figura del project management. El mismo se trata de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con el objetivo definido dentro de un período de tiempo determinado.

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos es obtener un producto original y práctico que logre satisfacer la necesidad del cliente de tu empresa.

Ahora bien, ¿la agilidad cuándo aparece? El primer paso viene de adoptar una mentalidad ágil -descrita al inicio de la nota-, y en segundo lugar trae consigo su aplicación metodológica, es decir, el Hacer Ágil. Su utilidad real en estas circunstancias radica en brindar a las personas un punto de vista compartido para luego poder adoptar un enfoque específico, al momento de desarrollar productos y servicios en un entorno de trabajo

Sea cual fuere la organización, es menester de las mismas acompañar la transformación hacia la agilidad, especialmente si tenemos en cuenta que no sólo se trata de una forma de hacer sino de ser. Aquellas empresas que continúan manteniendo sus esquemas tradicionales seguramente se han preguntado en este tiempo, cómo es posible hacer el pasaje de una cultura organizacional instalada hacia otra totalmente distinta. Si bien es algo que puede inspirar un poco de miedo e incertidumbre, no debemos olvidar que todo lo que implique simplificación de pasos y reducción de tiempos, seguramente va a convertirse en un beneficio para cualquier compañía.

Todo se trata de ir paso a paso, respetando los procesos de cada área, tratando de contar con un equipo especializado en las metodologías agile que ejecuten acciones de mentoreo y asesoramiento.

Por eso es que si nos abocamos únicamente a lo procedimental, lo más probable es que los nuevos procedimientos que se hayan puesto en práctica terminen regresando a sus orígenes -lo tradicional- si es que la cultura organizacional nunca fue trabajada para virar hacia la flexibilidad. 

Por el contrario, si dichas creencias son más ágiles que los mismos procesos, estos tienden a agilizarse. En otras palabras, la visión colectiva de los equipos humanos que trabajan dentro de las empresas son las que van a determinar el grado de dificultad al que se van a tener que enfrentar los responsables al momento de efectuar la transición. 

El Hacer ágil implica un enfoque iterativo que se centra en la entrega de valor durante ciclos cortos de trabajo, para obtener feedback rápido por parte del cliente interesado y así luego lograr adaptarse mejor a los nuevos requerimientos.

En términos de project management, son 4 los mandamientos que configuran al proceso de gestión como un proyecto agile: 

  • Priorizar al individuo y sus interacciones para que esté contento con lo que está haciendo y sea consciente de su utilidad para con el proyecto
  • Enfocarse en el desarrollo de un producto o servicio que atienda a las necesidades del cliente, en lugar de centrarse en la obtención de documentación
  • Colaboración estrecha con el cliente para garantizar comunicaciones fluidas
  • Respuesta rápida y eficiente frente a los cambios circunstanciales, en lugar de centrarse en respetar la planificación previa
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